Asistente Ejecutivo
A tiempo completo y ritmo acelerado
Buscamos un Asistente Personal del Propietario altamente organizado, fiable y motivado que pueda ayudar a gestionar tanto las demandas diarias del propietario como algunas tareas operativas de varios negocios.
Nuestro negocio principal opera las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y el propietario está activamente involucrado en operaciones, clientes, empleados, obras, proveedores, viajes, reuniones y desarrollo empresarial. Necesitamos a alguien que entienda que, aunque habrá horario laboral normal, ocasionalmente surgen situaciones temprano por la mañana, por la noche o fines de semana que requieren atención.
Nuestra oficina está ubicada en la zona de Paoli/Malvern y ahí es donde se encuentra el puesto, aunque se requieren algunos desplazamientos y recados diarios en la zona.
Algunas responsabilidades incluirán:
- Gestionar la agenda del propietario, el calendario, las reuniones, las citas y los recordatorios
- Ayudar a priorizar qué necesita la atención del propietario y qué puede ser gestionado por otra persona
- Contestar y hacer llamadas telefónicas
- Monitorización y respuesta a correos electrónicos y mensajes
- Coordinación con empleados, directivos, clientes, proveedores y socios comerciales
- Ayudar a programar trabajos, reuniones, viajes, conferencias y citas
- Haz seguimiento con la gente para asegurarte de que las tareas se completan realmente
- Preparar papeleo, documentos, hojas de cálculo, informes y otros asuntos administrativos
- Llevar un registro de plazos, compromisos, asuntos pendientes y seguimientos
- Asistencia con facturas, presupuestos, recibos, compras y otras tareas básicas de administración empresarial
- Ayudar a coordinar eventos, reuniones, formación y viajes de la empresa
- Realizar ocasionalmente recados de negocios y personales
- Visitar oficinas, almacenes, proveedores, socios y obras de trabajo cuando fuera necesario
- Ayudar a resolver problemas a medida que surgen en lugar de simplemente pasarle todo al propietario
- Aprender cómo funcionan los negocios para que puedas asumir responsabilidades cada vez más de forma independiente
- Ayudar a organizar tanto las obligaciones empresariales como personales cuando se solapan
- Manejo profesional de información empresarial y personal confidencial
Con el tiempo, deberías ser capaz de identificar problemas, saber a quién contactar, hacer seguimiento con las personas adecuadas y resolver las cosas sin necesidad de instrucciones paso a paso.
Nuestro negocio funciona 24/7, y las emergencias y cambios de horario no siempre ocurren entre las 9:00 y las 5:00 PM.
Esto significa que este puesto requiere a alguien que entienda que la comunicación ocasional fuera del horario es parte del trabajo. Puede haber situaciones en las que una llamada, mensaje de texto, cambio de horario importante, problema con un cliente, un problema con un empleado o una emergencia requiera atención fuera del horario laboral normal.
Necesitamos a alguien que se sienta cómodo con ese entorno y entienda la responsabilidad que conlleva trabajar directamente con el propietario de una operación 24/7.
Lo que buscamos
Deberías ser:
- Extremadamente organizado
- Fiable y puntual
- Cómodo trabajando directamente con un empresario
- Bueno comunicándote con diferentes personalidades
- Confianza por teléfono
- Profesional con clientes y socios comerciales
- Capaz de manejar la presión sin sentirse abrumado
- Cómodo con prioridades que cambian constantemente
- Capaz de mantener confidencial la información confidencial
- Experto en tecnología y cómodo aprendiendo nuevo software
- Bueno con el correo electrónico, calendarios, hojas de cálculo, documentos y tecnología básica de oficina
- Dispuesto a viajar localmente y ocasionalmente fuera de la ciudad
- Cómodo visitando lugares de trabajo activos y trabajando en un entorno de servicios o construcción
- Alguien que toma la iniciativa en lugar de estar constantemente esperando que le digan qué hacer
Este puesto tiene potencial para crecer significativamente. El objetivo es que la persona en este puesto se convierta en una parte importante de la empresa y asuma más responsabilidades a medida que aprenda el funcionamiento y el propietario compre más locales en todo el país.
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DUCTZ es una empresa de limpieza HVAC de confianza que atiende a clientes en todo el país. Con ubicaciones que abarcan de costa a costa, limpiamos y restauramos sistemas HVAC y mejoramos la calidad del aire interior.
Lo que hacemos
En DUCTZ, nos enorgullece ofrecer una limpieza de sistemas de aire interior de alta calidad a familias y empresas en todo el país. Nuestros servicios de limpieza de conductos de aire residencial no solo mantienen los sistemas HVAC en óptimas condiciones, sino que también mejoran la calidad del aire en las casas y propiedades comerciales de nuestros clientes.
